L’organizzazione è l’elemento centrale di ogni professionista, che sia un freelance o il collaboratore di uno studio professionale. L’agenda è per antonomasia lo strumento privilegiato per chi vuole organizzare efficacemente la propria vita lavorativa. Ogni professionista si sarà quindi posto la fatidica domanda: meglio un’agenda virtuale o la classica agenda cartacea? Qual è lo strumento migliore per la nostra organizzazione.
A questo quesito non c’è una risposta definitiva perché la soluzione migliore è quella che meglio si adatta alle proprie necessità. Agenda cartacea e agenda virtuale hanno in egual misura pregi e difetti; prima di analizzarli, però, vediamo insieme alcune semplici regole da seguire prima di scegliere quale agenda utilizzare.
L’agenda del professionista: 3 regole da non dimenticare
L’agenda è un alleato insostituibile nell’organizzazione del lavoro, ma per utilizzarla in modo davvero efficace è bene osservare alcune semplici regole:
- scegli un’agenda cartacea o virtuale e non passare mai da una all’altra; utilizzare un solo tipo di agenda impedisce di disseminare informazioni e appunti in modo frammentario, creando confusione.
- Tieni l’agenda sempre con te, in modo da poter consultare in qualsiasi momento i tuoi impegni e poter prendere appunti senza rischiare di dimenticare i dettagli; se hai bisogno di “catturare” i tuoi pensieri o le tue idee, puoi anche utilizzare il registratore del tuo smartphone (esistono tante app dedicate) e successivamente riportare i concetti chiave nell’agenda.
- Oltre ad un’agenda personale, è una buona idea condividerne una con colleghi e collaboratori; in questo calendario si possono inserire gli impegni che hanno a che fare con il lavoro, in modo da organizzare al meglio impegni e scadenze. iContenzioso, ad esempio, ti mette a disposizione una smart dashboard per tenere sotto controllo l’avanzamento di ogni pratica e le scadenze in avvicinamento, in modo da non dimenticare nulla. Hai un vero e proprio assistente virtuale sempre aggiornato: prova tutte le sue funzionalità, richiedi qui una DEMO gratuita di 30 giorni!
Una volta stabilite queste semplici regole, possiamo passare ad analizzare i pro e i contro dell’agenda cartacea e virtuale.
Organizzare il lavoro con l’agenda cartacea
L’agenda cartacea offre indiscutibili benefici sul lavoro, perché:
- Consente di avere una visione d’insieme delle attività in programma, soprattutto se si tratta di un’agenda settimanale;
- Può essere arricchita con biglietti da vista, post-it, to do list, foto, appunti e così via, offrendo un approccio sicuramente più emozionale;
- È sempre disponibile, perché non dipende da una batteria, dalla rete elettrica oppure da una connessione ad internet.
Di contro, l’agenda cartacea è sicuramente un oggetto voluminoso: per quanto compatta, difficilmente sarà tascabile. È quindi possibile che spesso si preferisca lasciare l’agenda a lavoro o a casa e che quindi non sia sempre a disposizione per consultare impegni e scadenze. Inoltre, offrendo molto spazio per la scrittura, spesso l’agenda tradizionale si trasforma in una mera lista di cose da fare, perdendo la sua efficacia. Infine, perché sia veramente utile, l’agenda deve essere sempre a portata di mano: se le agende virtuali possono avvisarci che si avvicina l’ora di una riunione importante, l’agenda tradizionale deve essere sempre consultata.
L’agenda virtuale: tutti i pregi e i difetti.
Le agende virtuali sono sempre più diffuse negli studi professionali. Consideriamone i pro e i contro, prendendo ad esempio Google Calendar, sicuramente l’agenda elettronica più utilizzata.
Google Calendar offre degli innegabili vantaggi, perché:
- Può essere sincronizzata con altri calendari, ad esempio quelli personali; inoltre, puoi condividere la tua agenda su Google Calendar con i tuoi colleghi e collaboratori;
- Può essere consultata su diversi dispositivi ed è sempre sincronizzata con tutti i device collegati: basta accedere all’app da smartphone, tablet e PC ed inserire le proprie credenziali;
- Comunica con le altre applicazioni di Google: ad esempio, puoi allegare all’agenda un file salvato su Google Drive, o una mail ricevuta sul tuo account Gmail;
- Può essere personalizzata con estrema versatilità: ad esempio puoi scegliere se visualizzare gli impegni di una sola giornata, oppure quelli della settimana o dell’intero mese;
- È automatica: gli impegni presi via mail o con alcune app online diventano automaticamente un appuntamento nella tua agenda;
- Puoi importare alert e sveglie per ricordare impegni e scadenze segnati in agenda.
Google Calendar, e le agende virtuali in generale, hanno molti pregi ma non sono esenti da difetti. Ad esempio, queste agende dipendono dalla tecnologia: per funzionare correttamente hanno bisogno della rete internet, oppure che la batteria dello smartphone sia carica. Questo comporta che in alcuni momenti possa non possa essere disponibile per la consultazione.
Inoltre le agende virtuali sono impersonali: si possono evidenziare i diversi impegni con colori ed impostare suonerie particolari per gli avvisi, ma non hanno il “calore” delle agende tradizionali.
È quindi chiaro che la scelta tra le due tipologie di agenda è assolutamente personale e dipende dalle proprie abitudini. Per scegliere un’agenda cartacea basta andare in libreria e individuare quella più funzionale per noi; per quanto riguarda le agende virtuali, il web offre numerose alternative: noi ti presentiamo quelle più diffuse e funzionali.
Agende virtuali: le più utilizzate dai professionisti
Le agende virtuali più diffuse sono senza dubbio quelle collegare ai client di posta elettronica, come il già citato Google Calendar, ma anche Outlook Calendar, Yahoo Calendar e Windows Live Calendar.
Il web offre però numerose alternative, come Evernote, che permette di prendere appunti, creare liste di cose da fare, catturare foto e registrare promemoria.
Remember the Milk è un’app molto simpatica che ti permette di gestire gli impegni e di ricordare tutte le piccole incombenze quotidiane (da qui il nome dell’applicazione “ricordati il latte!”). Questa agenda virtuale si basa sul principio che per ricordare le cose da fare bisogna scriverle ed offre sia una versione per il pc che una per lo smartphone, per avere la to do list sempre disponibile.
I classici post it diventano virtuali con Stickies, particolarmente adatta a chi ama i promemoria visiva. I post it si attaccano virtualmente al desktop del pc e possono essere personalizzati con diverse funzioni.
Insomma, le soluzioni sono davvero tante (e non ne abbiamo citate molte!): qualsiasi opzione si scelga, è importante studiare l’applicazione prima di iniziare ad utilizzarla, in modo da sfruttarla al meglio per i propri bisogni.
