L’Agenzia delle Entrate, in vista dell’avvio dell’obbligo di fatturazione elettronica tra privati dal 1 gennaio 2019, ha messo a disposizione un servizio gratuito per la conservazione fatture elettroniche.
La conservazione sostitutiva a norma delle fatture elettroniche è infatti una delle novità che entreranno in vigore dal 1 gennaio 2019, anche se, a ben vedere, non si tratta di una vera e propria novità. Anche le fatture tradizionali dovevano infatti essere conservate per legge per almeno 10 anni. I criteri e i requisiti di tale conservazione erano stabiliti dal nome fiscali e dal Codice Civile.
La conservazione fatture elettroniche differisce quindi solo per le modalità di attuazione, che da fisiche diventano digitali. Attenzione però, perché conservare le fatture elettroniche non vuol dire semplicemente salvarle in un hard disk: è infatti necessario rispettare una serie di norme e regole tecniche che garantiscono l’immodificabilità delle fatture elettroniche conservate.
Proprio per questo motivo l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione un servizio gratuito che consente la conservazione fatture elettroniche per 15 anni. Per utilizzare il servizio basta registrarsi e procedere all’attivazione. Vediamo come.
Chi è interessato dall’obbligo di conservazione fatture elettroniche?
Secondo quanto previsto dall’articolo 39 del DPR n.633/1972 sono tenuti alla conservazione delle fatture sia chi le emette che coloro che le ricevono. L’obbligo di conservazione fatture elettroniche riguarderà anche i contribuenti nel regime dei minimi e forfettari che comunicheranno l’indirizzo PEC o il proprio codice destinatario per la ricezione delle fatture sugli acquisti.
Conservazione fatture elettroniche: come funziona il servizio dell’Agenzia delle Entrate
Il servizio di conservazione delle fatture elettroniche dell’Agenzia delle Entrate può essere utilizzato dai titolari di Partita Iva, che possono quindi conservare le fatture emesse e ricevute con il Sistema di Interscambio.
Il servizio è completamente gratuito e consente di conservare i documenti per 15 anni. Aderendo al servizio, infatti, la conservazione diventerà automatica per tutte le fatture elettroniche emesse o ricevute attraverso il Sistema di Interscambio. L’utente, quindi, non dovrà compiere alcuna azione: sarà l’Agenzia delle Entrate stessa a provvedere alla conservazione a norma delle fatture elettroniche che transitano su SdI.
Per le fatture elettroniche ricevute prima dell’adesione al servizio, sarà invece necessario procedere all’upload dei file nel sistema.
Come aderire al servizio conservazione fatture elettroniche delle Entrate
L’adesione al servizio è molto semplice e veloce. Basta accedere alla propria area riservata nella sezione Fatture e Corrispettivi del sito dell’Agenzia delle Entrate, utilizzando le credenziali Entratel, SPID o CNS.
A questo punto sarà necessario sottoscrivere un accordo di durata triennale per la conservazione delle fatture elettroniche in formato XML da parte dell’Agenzia delle Entrate. Dopo tre anni, sarà necessario rinnovare l’accordo per continuare ad usufruire del servizio.
In caso di ritardi nel rinnovo della convenzione, sarà possibile caricare manualmente le singole fatture, in modo da usufruire comunque del servizio di archiviazione.
Perché aderire al servizio dell’Agenzia delle Entrate?
La possibilità di usufruire del servizio di conservazione fatture elettroniche messo a disposizione delle Entrate è vantaggiosa per tutti i titolari i Partiva Iva, perché permette di risparmiare notevolmente sui costi di archiviazione.
Il servizio è particolarmente vantaggioso per i contribuenti in regime dei minimi e i forfettari che, anche se esonerati dall’obbligo di emissione, a partire dal 1 gennaio 2019 dovranno conservare le fatture elettroniche ricevute.
