Il commercialista è soggetto, per legge, al divieto di ritenzione per quanto riguarda la documentazione che il cliente gli affida per portare a termine una prestazione professionale. L’esempio tipico è la dichiarazione dei redditi, per la quale il commercialista ha bisogno delle fatture emesse e delle spese sostenute nell’arco dell’anno di imposta. Molto spesso tale documentazione viene conservata dal professionista, che potrebbe averne bisogno in caso di successivi controlli del’Agenzia delle Entrate. Ma il commercialista ha la facoltà di trattenere i documenti?

Come in molti altri casi, la risposta dipende dalle circostanze: se è vero che per il commercialista è indispensabile avere con sé i documenti utili per portare a termine la propria prestazione, è altrettanto vero che tali documenti appartengono al cliente, che ha la facoltà e il diritto di richiederli indietro. Vediamo quindi quali sono i limiti imposti al professionista e cosa dice la legge su questa tematica.

Cos’è il divieto di ritenzione

Il Codice civile stabilisce un divieto di ritenzione specifico a carico del professionista intellettuale, ossia di colui che esegue una prestazione lavorativa che non ha natura manuale. Rientrano quindi in questa categoria avvocati, architetti, notai e commercialisti.

Secondo la legge (Art. 2235 cod. civ.), quindi, il professionista intellettuale non può trattenere cose e documenti ricevuti se non per il periodo strettamente necessario alla tutela dei propri diritti, secondo le leggi professionali.

Quando il commercialista può trattenere i documenti dei clienti?

Il commercialista ha facoltà di trattenere i documenti di un cliente in due casi:

  • se il commercialista ha ricevuto incarico dal proprio assistito e pertanto è fondamentale avere la documentazione per poter svolgere il proprio lavoro;
  • quando, pur essendo stato revocato il mandato, la documentazione ricevuta dal cliente è utile a dimostrare l’opera svolta, ossia per difendere i propri diritti, come nell’esempio del diritto a ricevere il compenso per la prestazione eseguita.

Quando il commercialista è soggetto al divieto di ritenzione?

Esclusi i due casi precedentemente illustrati, il commercialista non può trattenere la documentazione del proprio assistito pertanto, qualora il cliente la richieda, è tenuto a restituirla immediatamente.
Tale regola vale soprattutto nel caso in cui il commercialista subisca una revoca dell’incarico a favore di un altro professionista: in tal caso il commercialista non può rifiutarsi di restituire i documenti, anche nel caso in cui non sia stato pagato. In tal senso anche il Codice deontologico parla chiaro: il commercialista non può trattenere atti e documenti ricevuti da un cliente a causa del mancato pagamento degli onorari o per il mancato rimborso di spese anticipate (Art. 25, comma 6, Cod. deont.).
Pertanto, il commercialista che viene sollevato dall’incarico non ha nessun diritto di ritenzione della documentazione che ha ricevuto con lo scopo di adempiere al proprio mandato, né è possibile subordinare la restituzione della documentazione al pagamento dell’onorari o delle spese anticipate dal professionista.
Il Codice deontologico prevede anche che, in caso di subentro di un altro professionista, il commercialista è tenuto a prestare al suo successore una piena collaborazione, trasmettendogli senza attese, e previo consenso del cliente, tutta la documentazione in proprio possesso.
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Cosa succede se il commercialista rinuncia all’incarico?

Quanto affermato finora non vale solo nel caso di revoca del mandato, ma anche nel caso in cui sia il commercialista stesso a rinunciare al mandato.
Secondo il Codice deontologico, in questo caso il professionista è tenuto alla restituzione senza ritardi di tutta la documentazione consegnata per il completamento dell’incarico. Una copia della documentazione può essere trattenuta soltanto ai fini della riscossione del compenso spettante.

Quali documenti devono essere restituiti?

Secondo quanto stabilito dal Consiglio nazionale dei commercialisti , gli atti che sono concretamente oggetto del divieto di ritenzione sono:

  • i documenti che il cliente ha consegnato al professionista;
  • i documenti che il professionista ha predisposto in nome e per conto del cliente in forza dell’incarico professionale;
  • i documenti ricevuti da altri soggetti per conto del cliente, ad esempio  dalla Pubblica Amministrazione o dalla controparte nell’ambito di un contenzioso tributario).

Il commercialista non è invece tenuto a restituire i documenti che ha creato e che sono di sua proprietà intellettuale, come appunti, fogli di calcolo, bozze di pareri o di atti giuridici: tali documenti infatti costituiscono delle carte interne di lavoro, predisposte esclusivamente ai fini adempiere alle incombenze connesse all’incarico professionale.

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