L’arrivo della primavera non significa solo un cambio di stagione, ma anche l’opportunità di fare una “pulizia di primavera” all’interno del tuo studio professionale. Quando è stata l’ultima volta che è stata fatta una verifica completa dei processi dello studio? Vi siete mai presi il tempo di mettere su carta tutti i compiti da svolgere, il tempo necessario per eseguirli e le loro scadenze?
Inoltre, i titolari dello studio sono in grado di controllare regolarmente la situazione dei clienti? Sono a conoscenza di quanti ne sono stati persi nell’ultimo anno e quali sono le loro caratteristiche? Sanno anche qual è il settore più remunerativo dello studio?
Se, come molti, arrivate ad agosto esausti e con la sensazione di non poterti permettere nemmeno qualche giorno di vacanza, è arrivato il momento di fare una pulizia di primavera nello studio professionale.
Uno dei maggiori ostacoli che incontrano gli studi professionali è quello di gestire ed organizzare il lavoro. Tenere tutto a mente non è né efficace né funzionale. Ricordarsi tutti i nomi dei clienti, le scadenze delle normative in vigore, le particolarità di ogni progetto, il lavoro svolto dai dipendenti è senza dubbio un’impresa titanica.
Ma come fare per semplificare la gestione del tuo studio professionale? La soluzione è creare un database digitalizzato, organizzato e consultabile da tutti i collaboratori. Questo permette di funzionare in modo efficiente e autonomo, evitando che il flusso di informazione e di comunicazione si blocchi tra una risorsa e l’altra, tra un dipartimento e l’altro.
Questo database prende il nome di CRM (Customer Relationship Management) ed è l’insieme di processi e attività d’impresa diretti alla gestione delle relazioni con il portafoglio clienti, al fine di acquisire, mantenere e accrescerne il valore. Utilizzando un CRM, è possibile gestire facilmente tutte le informazioni sui clienti, le loro preferenze e le scadenze importanti, il che ti permette di organizzare al meglio il lavoro dello studio.
Come strutturare il CRM dello studio professionale
Le pulizie di primavera dello Studio professionale sono un momento critico per fare un bilancio completo della situazione dell’azienda e mettere a punto una strategia efficace per il futuro.
Non basta infatti concentrarsi solo sui clienti attivi, ma è importante conoscere anche quelli non attivi, per comprendere quali sono le motivazioni alla base delle loro scelte e agire di conseguenza. Per fare ciò è fondamentale tenere un database digitale sempre aggiornato e consultabile da tutti i collaboratori, che permetta di avere sotto controllo la composizione del portafoglio clienti e le loro esigenze.
Il CRM tuttavia non riguarda solo la gestione dei clienti: è importante fare un controllo approfondito anche dell‘organigramma e della struttura del personale. In questo modo è possibile individuare le risorse più preziose e quelle che hanno dimostrato maggiore impegno e disponibilità.
Inoltre, è fondamentale verificare la regolarità dei pagamenti ai fornitori e fare un controllo delle entrate e delle uscite, per capire se ci sono aree di miglioramento e come agire di conseguenza.Non bisogna poi dimenticare di controllare di individuare eventuali aspetti critici che richiedono interventi mirati.
Infine, è importante fare una valutazione delle procedure utilizzate, per capire se ci sono attività che potrebbero essere digitalizzate o semplificate, e per conoscere i carichi di lavoro previsti e i possibili imprevisti che potrebbero verificarsi in caso di dimissioni di un dipendente.
In sintesi, il CRM rappresenta uno strumento indispensabile per la gestione ottimale di uno Studio professionale, poiché facilita e migliora le procedure, consentendo di tenere sotto controllo tutte le risorse aziendali. Tuttavia, per essere efficace, il CRM deve essere costantemente aggiornato e seguire procedure uniformi. Non esiste un CRM perfetto in partenza, ma ogni studio deve costruirlo in base alle proprie esigenze. Inoltre, una visione ancora più completa della gestione aziendale è data dall’ERP, acronimo di Enterprise Resource Planning, che considera e gestisce tutte le risorse dell’azienda. Utilizzando il CRM (o ERP) è possibile liberarsi dal peso mentale dell’organizzazione e delle scadenze, consentendo di affrontare il lavoro con maggiore serenità e controllo.
iContenzioso, il software dedicato ai professionisti del Contenzioso tributario
iContenzioso è un software gestionale pensato appositamente per i professionisti che si occupano di contenzioso tributario. Grazie alle sue funzionalità, questo strumento aiuta a semplificare e automatizzare alcune delle attività più complesse e farraginose che gli avvocati e i commercialisti devono affrontare nella gestione dei casi di contenzioso tributario.
iContenzioso permette di organizzare e monitorare tutte le fasi del contenzioso, dalla raccolta dei documenti alla gestione degli scadenziari, dalla predisposizione dei ricorsi alla predisposizione degli atti. Inoltre, il software consente di tenere traccia dei tempi di lavoro impiegati per ciascuna fase del processo, aiutando a ottimizzare i tempi di lavoro e a mantenere i costi sotto controllo.
Grazie alla sua interfaccia intuitiva e user-friendly, iContenzioso rappresenta una soluzione semplice e efficace per gestire in modo professionale e preciso tutte le fasi del contenzioso tributario, riducendo gli errori e aumentando la produttività. In sintesi, iContenzioso è uno strumento ideale per i professionisti che vogliono gestire con efficienza e sicurezza i casi di contenzioso tributario, permettendo loro di dedicare più tempo ai propri clienti e alle attività a valore aggiunto.
iContenzioso può essere utilizzato insieme ad un CRM per migliorare la gestione delle relazioni con i clienti e offrire un servizio personalizzato e di alta qualità. Inoltre, l’utilizzo combinato di questi due strumenti potrebbe consentire di automatizzare alcune attività, come l’invio di notifiche di scadenza delle cause, semplificando il lavoro dei professionisti dello studio e riducendo il rischio di errori.
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