Certificazione per studi di commercialisti e avvocati: ecco cosa sapere

Una nuova certificazione per studi di commercialisti e avvocati: si tratta della norma UNI1610191, il cui iter di approvazione è in corso, e sarà uno standard in grado di rivoluzionare la gestione degli studi professionali.

La norma infatti, il cui titolo è proprio “Studi professionali di avvocati e dottori commercialisti – Principi organizzativi e gestione dei rischi connessi all’esercizio della professione per la creazione e protezione del valore”, si focalizzata sulle tematiche relative alla sostenibilità e all’analisi del rischio, alla creazione di valore per lo studio e alla cura delle persone.

La certificazione sarà probabilmente disponibile a partire dal prossimo anno, ma vediamone i punti principali.

Perché una nuova certificazione per gli studi di commercialisti e avvocati?

Ad oggi, gli studi professionali che vogliono ottenere una certificazione devono rivolgersi alla ISO 9001, una delle norme più diffuse e che permette agli studi di beneficiare di indiscutibili vantaggi. Tuttavia, UNI, ossia l’ente italiano per la normazione volontaria, ha deciso di mettere a punto una nuova norma, più specifica e probabilmente più efficace, oltre che più in linea con le specificità degli studi di avvocati e dottori commercialisti.

La UNI I1610191 permetterà infatti agli studi professionali di:

• migliorare l’orientamento al cliente
• migliorare il coinvolgimento delle risorse umane
• scoprire i vantaggi dell’approccio per processi
• introdurre logiche di risk thinking based
• migliorare il governo della propria organizzazione
• introdurre sistemi di miglioramento continuo.

Obiettivi e applicazione della nuova certificazione

Nell’introduzione del testo della norma si legge che questa “è intesa a fornire agli Studi professionali individuali o associati, di qualunque dimensione, operanti in Italia sotto qualsiasi forma giuridica nel settore dell’assistenza legale (giudiziale e stragiudiziale) e/o della consulenza in materie tributarie e contabili, un complesso omogeneo di criteri di riferimento validi, sperimentati e aggiornati per la gestione organizzata e verificabile delle attività professionali“.

Gli obiettivi dichiarati della UNI1610191 promuovono quindi una organizzazione più moderna dello studio, fornendo assistenza nel processo di creazione e protezione del valore, anche grazie all’individuazione e alla gestione delle principali aree di rischio che riguardano l’esercizio delle attività professionali.

“La certificazione di conformità … [offre] la prospettiva per gli Studi certificati di avvalersi nei confronti di ogni soggetto esterno (inclusa la potenziale clientela) di un’attestazione di qualità rilasciata da enti competenti, nonché di ottenere eventuali punteggi preferenziali per l’assegnazione di incarichi professionali nell’ambito di appalti e bandi di gara, pubblici o privati, e un’auspicabile riduzione dei costi relativi alle coperture assicurative obbligatorie per le responsabilità connesse all’esercizio delle professioni di Avvocato e Dottore Commercialista“.

La nuova certificazione per studi professionali, così come fa tuttora la ISO 9001, persegue la soddisfazione dei clienti, ma non si limita a questo. Questa nuova norma prende spunto da diverse norme internazionali, ma le ripensa, le integra e assembla con l’obiettivo di trovare la soluzione perfetta per il settore degli studi professionali, estremamente peculiare.

Tra gli obiettivi dichiarati dalla norma troviamo:

• l’aumento delle opportunità di lavoro;
• lo sviluppo sostenibile;
• il successo durevole, in un settore che per diversi motivi soffre criticità dovute alla diminuzione della vocazione, a cambi di paradigma nell’offerta dei servizi, a mercati prossimi alla saturazione, alle sfide della trasformazione digitale;
• proteggere e accrescere la reputazione e credibilità dello studio;
• la sostenibilità dello studio professionale.

L’approccio organizzativo per processi

All’interno della UNI1610191 troviamo, al posto dell’approfondimento dedicato alla leadership che solitamente si trova in altre norme, un focus sui processi, probabilmente perché gli studi professionali sono tipicamente organizzazioni più collaborative e meno gerarchiche. Se in altre organizzazioni la leadership è esercitata dall’alta direzione o dal top management, negli studi professionali dei corpi analoghi potrebbero infatti essere individuati dai soci.

La norma tratta quindi l’approccio per processi e il cosiddetto ciclo di Denim – PDCA, programmare / Plan, eseguire / Do, verificare / Check e agire / Act, ma sottolinea anche l’importanza di individuare il proprio contesto di riferimento, analizzare e programmare le modalità caratteristiche di svolgimento delle attività professionali, siano esse in presenza o da remoto.

Ruoli e responsabilità

Lo studio dovrà predisporre e mantenere aggiornato con regolarità l’organigramma, con indicazione delle funzioni e delle responsabilità proprie di ciascun livello. L’organigramma dovrà essere disponibile sia internamente che esternamente per permettere ai clienti, anche potenziali, di valutare le competenze e le funzioni specifiche dei diversi membri che compongono lo studio professionale.

Inoltre lo studio dovrà stabilire una politica per impostare e documentare le strategie e scelte di sviluppo in linea con i propri obiettivi prefissati e le regole cogenti e deontologiche.

Selezione e gestione delle necessità e attività

La sezione della norma UNI1610191 che si occupa delle persone, vero e proprio patrimonio di ogni studio, è la più corposa.

Dopo una prima carrellata di quali siano le categorie di soggetti che tipicamente gravitano intorno allo studio, si definiscono i criteri principali, sui quali dovrebbe fondarsi il principio organizzativo di ogni studio professionale:

• adozione di una specifica e documentata procedura di selezione del personale, che dovrebbe essere svolta da persone in possesso di adeguata esperienza e competenza;
• assegnazione di incarichi in linea con le loro competenze ai componenti dello studio, secondo un principio meritocratico e una equità retributiva;
• coinvolgimento dei componenti dello studio ai vari livelli, a fini sia conoscitivi che decisionali, in base all’organigramma;
• adeguatezza degli strumenti di lavoro messi a disposizione, sia per quanto riguarda la sicurezza informatica (ad esempio collegamento da remoto, aggiornamento tecnologico e così via ) sia per quanto riguarda la salute e la sicurezza sul lavoro;
• formazione e aggiornamento continuo;
• applicazione dei principi di equità, di pari opportunità, concrete e non solo formali, di linguaggio inclusivo e valorizzazione delle differenze;
• tutela della sfera individuale e rispetto della vita familiare, tenendo presenti le eventuali esigenze genitoriali. La norma introduce il concetto di life balance, sempre più significativo e preteso dalle nuove e vecchie generazioni, e consolida il concetto di tutela delle condizioni igieniche e sanitarie e di rischio sanitario, divenuto attuale con la pandemia da Covid-19, introducendo protocolli e misure per una gestione futura di fenomeni analoghi.
• corretto trattamento dei praticanti, sottolineando la necessità che sia perseguita l’acquisizione di una preparazione ampia e adeguata, in linea con le attitudini personali e degli interessi professionali, garantendo loro un compenso ragionevole e congruo;
• corretto trattamento dei dipendenti, a partire dal rispetto delle leggi sul rapporto di lavoro e della contrattazione collettiva di lavoro, garantendo l’assenza nello Studio di qualunque forma di lavoro non regolare;
• comportamento etico e cautelativo nelle circostanze di cessazione dei rapporti instaurati con lo studio a ogni livello.

Orientamento ai clienti

L’orientamento al cliente è declinata attraverso tre criteri fondamentali, con l’obiettivo di perseguire un successo durevole dello studio:

• adozione di una politica efficace di relazione e comunicazione programmata con i clienti, in linea con loro esigenze e il posizionamento dello studio,
• svolgimento di indagini periodiche e documentate sulla soddisfazione dei clienti attraverso interviste e/o questionari, atti a predisporre misure migliorative o correttive;
• tracciabilità delle principali contestazioni o reclami provenienti dai clienti.

La UNI1610191 dedica particolare attenzione alla comunicazione istituzionale e commerciale dello Studio, dedicando un intero punto alle attività di comunicazione esterna, come vedremo successivamente.

Gestione dei rischi

La UNI1610191 dedica ai rischi un’attenzione significativa, che si traduce in un corposo elenco di sottopunti ed elementi di dettaglio più vicini alla ISO3100, linea guida dedicata alla gestione del rischio, piuttosto che alla ISO9001.

In particolare si descrive l’importanza e le modalità di:

• Definire gli obiettivi per la gestione dei rischi, le responsabilità e la soglia di accettabilità del rischio;
• Individuare le aree di rischio e gli specifici rischi;
• Effettuare e mantenere un’analisi dei rischi, che sia ponderata e comparata con la soglia di accettabilità;
• Definire le azioni per il trattamento dei rischi accettabili, predisporre un piano d’azione, che tenga conto anche delle potenziali conseguenze positive dei rischi.

Obiettivo di miglioramento

Questo punto della norma sembrerebbe in linea a quanto previsto dalla ISO 9001 ma in realtà se ne discosta sensibilmente nelle disposizioni. Il miglioramento della UNI1610191 richiama elementi relativi ai punti sulla Qualità e si focalizza principalmente su tre aspetti, cui vengono dedicati specifici sottopunti:

• predisposizione periodica di un programma di obiettivi misurabili;
• riesame di confronto tra obiettivi e risultati;
• svolgimento costante di verifiche sul sistema organizzativo dello studio, gestione degli eventuali errori e sviluppo di piani di miglioramento.

Programmazione e svolgimento delle attività professionali

La UNI1610191 fa un passo avanti rispetto alla norme internazionali, che si fermano ai punti sul miglioramento, e prosegue con un focus sulla natura peculiare degli studi, nei quali professionisti sono al contempo sottoposti ai vincoli dell’organizzazione ma anche liberi di esercitare la professione come ritengono più opportuno.

Le due esigenze sono in disaccordo solo apparentemente: il principio organizzativo di omogeneità e coerente erogazione dei servizi, infatti, non può e non deve contrastare con l’autonomia dei singoli professionisti ma al contrario deve essere strutturato in modo per favorire la piena libertà del singolo professionista di svolgere l’incarico, sotto il profilo del contenuto intellettuale, come da proprio giudizio ed in coerenza a norme di legge e deontologiche.

Lo studio dovrebbe quindi tenere conto dei seguenti aspetti gestionali:

• schedatura dell’incarico, presa in carico dei mandati, riservatezza e segregazione degli accessi;
• modalità e limiti di svolgimento delle prestazioni professionali, definizione dei criteri tariffari e altre condizioni applicabili ai mandati di volta in volta affidati dai clienti;
• assegnazione degli incarichi ai professionisti dello studio e relativi gruppi di lavoro che risultino più adeguati alle caratteristiche degli incarichi stessi e alle necessità dei clienti interessati, in conformità con i principi e le prassi organizzative dello Studio come stabilite dalle sue direttive generali e politiche attuative;
• comunicazioni tempestive e documentabili ai clienti con adeguate informazioni sullo svolgimento e gli sviluppi dei rispettivi incarichi;
• corretta gestione amministrativa della pratica fino alla sua conclusione, verifica delle attività e revisione della documentazione, fatturazione a norma di legge e definizione del processo per la gestione degli incassi.

Attività e comunicazione esterna

Come anticipato, sviluppo commerciale e marketing sono punti fondamentali di questa norma, che riprende i concetti espressi al punto 7.4 della ISO 9001 ma con maggior approfondimento.

Alcuni elementi sono:

• Comunicazione strategica e operativa, che approfondisce i temi tipici di chi si occupa di comunicazione e marketing;
• Il benchmarking (ossia il posizionamento dello studio e il monitoraggio della concorrenza), ricerche di mercato, percepito dei clienti e raccolta dei commenti dei clienti (punto norma 12.3)
• Metodologie e limitazioni della comunicazione esterna e dei suoi canali, dove si approfondiscono temi quali diffusione via web e rete telematica e telefonica, social media, in aggiunta al sito internet dello studio e alle newsletter.

Sostenibilità

Il tema della sostenibilità è trasversale all’intera norma: nei punti precedenti era stata declinata in merito alle persone e all’inclusività, mentre nei punti successivi si parla di sostenibilità ambientale, lavorativa e sociale. In particolare:

• Uno studio sostenibile è che utilizzi materiali riciclati, ecosostenibili e riciclabili, che abbandoni l’uso indiscriminato della carta, che promuova la raccolta differenziata, l’uso di fonti energetiche rinnovabili e non inquinanti, e stimoli all’uso di mezzi per la mobilità a basso impatto ambientale;
• Uno studio che incentivi un approccio lavorativo sostenibile grazie allo smartworking, limitando i tempi di reperibilità e rispettando il diritto alla disconnessione;
• Uno studio che abbia come obiettivo la coesione e il progresso della comunità in cui opera, che valorizzi il territorio, sostenga enti e associazioni senza scopo di lucro, eroghi attività pro-bono.

Rispetto delle disposizioni cogenti

Lo studio dovrebbe poi adottare procedure documentate e di controllo interno, in modo da fornire evidenza del rispetto delle disposizioni cogenti in tema di:

• adempimenti contributivi e tributari;
• conformità alle normative lavoristiche, assicurative e previdenziali;
• misure di tutela della salute, igiene e sicurezza nei luoghi di lavoro;
• obblighi deontologici e di formazione continua;
• redazione e tempestivo invio di tutte le comunicazioni richieste dai competenti enti previdenziali, con i dati relativi al reddito professionale netto conseguito e al fatturato di anno in anno realizzato dallo studio e dai suoi professionisti;
• applicazione delle misure richieste per il trattamento e la protezione dei dati personali e sensibili;
• conformità alla normativa sull’antiriciclaggio.

Come ottenere la certificazione

Lo studio per preparasi adeguatamente alla visita di un ente terzo per il rilascio della certificazione dovrebbe redigere l’opportuna documentazione di sistema, il codice etico dello Studio, il manuale, le modalità di gestione dei processi, i sistemi di auto-verifica, le procedure di sistema, le istruzioni connesse all’esecuzione delle procedure operative di maggior rilievo.

Credits: Syda_Productions/DepositPhoto