L’introduzione della fattura elettronica dal primo gennaio 2019 non è stato un passaggio semplice e indolore per professionisti e imprese, anche per alcuni dubbi e difficoltà su come compilare la fattura elettronica.
Da una parte infatti bisogna che molti professionisti sono tuttora estranei all’utilizzo di strumenti digitali e quindi trovano comprensibili difficoltà nell’adattarsi alla novità. Dall’altra ci sono i software che permettono di compilare la fattura elettronica e inviarla, al centro di numerose polemiche per rallentamenti e malfunzionamenti già dai primissimi giorni del 2019.
Al di là delle motivazioni, quello che è certo sono le perplessità dei professionisti al primo tentativo di compilazione della fattura elettronica: ecco quindi una breve guida che risponde ad alcune delle domande più comuni.
Come compilare la fattura elettronica
Per compilare la fattura elettronica è necessario conoscere:
- la ragione sociale e la partita Iva del destinatario
- il codice univoco (che in molti casi viene proposto automaticamente dal sistema una volta inserita la ragione sociale)
- l’importo
- il tipo di imposta o ritenuta da applicare
- facoltativamente, la data di scadenza da inserire nella sezione apposita.
È inoltre possibile inserire eventuali allegati, come giustificativi di spesa, facendo però attenzione al formato e al peso dei file supportati.
È importante ricordare di controllare, come si faceva anche con la fattura cartacea, il numero progressivo e la data, anche se il sistema li appone automaticamente. Nelle fatture tra privati non è necessario apporre il codice Cig/Cup, utile invece nelle fatture con la pubblica amministrazione, in caso di appalti e gare.
Consegna ed esito delle fatture elettroniche
Da questo punto di vista la fatturazione elettronica tra privati ha molti profili di somiglianza con quella verso la pubblica amministrazione. Le modalità per compilare la fattura elettronica sono simili a quelle delle fatture analogiche, con la differenza che ora è necessario utilizzare un Sistema di Interscambio, messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, e un software che trasforma le fatture in formato XML e appone la firma digitale. Inoltre, con il Sistema di Interscambio è possibile ottenere una ricevuta sia per la consegna che per l’accettazione delle fatture.
Il Codice destinatario univoco
Il Codice destinatario univoco è una sorta di indirizzo virtuale, necessario per la ricezione delle fatture. Nonostante il nome “univoco”, tuttavia, il codice può essere uguale a quello di altre aziende o professionisti e questo aspetto sta generando molti dubbi e confusione.
In realtà questo avviene perché il codice non è relativo alla tua attività, ma al software di fatturazione elettronica utilizzato, perciò alla piattaforma che poi provvede allo smistamento delle fatture ai diversi destinatari, sulla base della partita Iva.
In caso si utilizzassero, prima di gennaio 2019, più software gestionali, si avrà più di un codice da comunicare: in tal caso il consiglio è quello di comunicare alle terze parti un singolo codice, quello del software più utilizzato.
Fatturazione elettronica e casella PEC
Comunicare l’indirizzo PEC piuttosto che il codice identificativo per la ricezione delle fatture elettroniche è una pratica non particolarmente consigliata, perché complica la procedura.
Utilizzando la PEC, infatti, è necessario salvare le fatture allegate e gestirle manualmente, senza il supporto di una piattaforma centralizzata, il che potrebbe rivelarsi complesso se in azienda ci sono più persone che gestiscono l’amministrazione in azienda.
Professionisti esonerati dalla compilazione della fattura elettronica
Con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, alcune categorie di professionisti sono stati esonerati dall’emissione di fatture elettroniche. Si tratta dei contribuenti in regime dei minimi e forfettario e di chi effettua cessioni di beni e servizi nei confronti di non residenti in Italia.
Se si è esonerati dal compilare fatture elettroniche, però, lo stesso non si può dire della ricezione: è infatti comunque necessario attrezzarsi per ricevere le fatture elettroniche e quindi conoscere il meccanismo di base di questa modalità di fatturazione e dotarsi di un software dedicato.
Inoltre bisogna considerare che probabilmente e in tempi piuttosto brevi l’obbligo di fatturazione elettronica sarà uno standard destinato a coinvolgere tutti. Meglio quindi prepararsi per tempo, anche se attualmente si rientra tra le categorie di esonerati.
Commercialisti e fatturazione elettronica
Tutti i software di fatturazione elettronica prevedono la possibilità di dedicare un’utenza al proprio commercialista. Alcuni dei gestionali hanno implementato recentemente questa funzionalità, mentre alcuni sono in fase di aggiornamento: è bene informarsi in tal senso e valutare un programma alternativo qualora non sia prevista questa possibilità.
