A partire dal 1 gennaio 2019 la fatturazione elettronica tra privati diventa obbligatoria. Abbiamo già analizzato la normativa e chi sarà coinvolto dall’obbligo, ma come funziona la fattura elettronica? Ma soprattutto, come si compila una e-fattura?
Niente paura, vi spieghiamo tutto in questa guida pratica!
Cos’è e come funziona la fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica è un sistema digitale che permette di emettere, trasmettere e conservare fatture: in questo modo è possibile abbandonare il cartaceo e tutti i relativi costi per la stampa, la spedizione e la conservazione.
Con la fatturazione elettronica il modo di compilare, inviare, ricevere e conservare le fatture cambia completamente. Iniziamo con dire che il formato con cui si producono le fatture elettroniche si chiama FatturaPA. I dati contenuti in una fattura elettronica sono gli stessi di una fattura cartacea, ma sono scritti in linguaggio XML. Ovviamente questo non vuol dire che bisogna imparare a scrivere in codice!
Con la fatturazione elettronica, inoltre, si definisce un percorso unico e standard per lo scambio di questi documenti: si tratta del Sistema di Interscanbio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Il sistema SdI si compone dei seguenti passaggi:
- La fattura viene compilata utilizzando un software di fatturazione elettronica;
- Il documento viene firmato digitalmente, con firma elettronica qualificata, dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario: in questo modo se ne garantisce origine e contenuto;
- La fattura viene quindi inviata al destinatario tramite il Sistema di Interscambio, che è un punto di passaggio obbligatorio per legge per tutte le fatture emesse sia verso la Pubblica Amministrazione che verso i privati;
- Il Sistema di Interscambio, dopo alcuni controlli tecnici automatici, recapita il documento al destinatario.
Come compilare una fattura elettronica
Il modo più semplice per compilare una fattura elettronica è dotarsi un software di fatturazione dedicato. Una volta redatta la fattura, invece di stamparla o di inviarla via mail, basta generare il file fattura in formato FatturaPa.
A questo punto il processo varia leggermente in base al destinatario, se si tratta della Pubblica Amministrazione o un soggetto privato. Nel Sistema di Interscambio, infatti, gli uffici della Pubblica Amministrazione sono identificati con un Codice Univoco Ufficio di sei caratteri che deve essere inserito obbligatoriamente in fattura.
Per i destinatari B2B, come professionisti e imprese, ci sono due opzioni di invio:
- PEC, se il file XML contiene l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata del cliente al quale il Sistema di Interscambio recapiterà la fattura;
- Codice destinatario SdI, nel caso in cui il cliente possieda un codice di accreditamento SdI; tale codice dovrà essere utilizzato per inviare la fattura.
I consumatori finali, infine, saranno identificati con Codice Fiscale e il Sistema di Interscambio consegnerà nel Cassetto Fiscale. Il consumatore può comunque sempre richiedere di ricevere una fattura cartecea.
Come firmare digitalmente una fattura elettronica e inviarla con SdI
Una volta prodotta la fattura elettronica in formato XML,bisognerà firmarla con firma elettronica qualificata e poi inviarla al destinatario con il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.
Anche in questo caso, la scelta più semplice è utilizzare un software di fatturazione, che si occuperà di:
- Applicare la firma digitale, con relativo riferimento temporale, ad ogni fattura;
- Inviare la fattura a Sistema di Interscambio, tenendo traccia dell’intero processo di validazione e di eventuali problemi o anomalie con il documento;
- Conservare il documento per 10 anni, come previsto dalla normativa.
Ricevere e registrare una fattura elettronica
Il Sistema di Interscambio funziona come un vero e proprio postino: dopo tutti i controlli tecnici, quindi, sarà il sistema stesso a recapitare la fattura elettronica.
A questo punto bisognerà solo importare la fattura e registrarla in un archivio digitale o nel software di fatturazione.
Cos’è la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche?
La conservazione sostitutiva è una procedura informativa che permette di attribuire una valore legale nel tempo a un documento informativo, rendendolo così equiparabile al cartaceo.
Secondo la normativa, le fatture elettroniche devono essere conservate per 10 anni sia da chi le emette che da chi le riceve. Si tratta di un sistema che offre notevoli vantaggi pratici, come:
- Riduzione del rischio di distruzione, corruzione o perdita dei documenti;
- Riduzione dei tempi per la ricerca e la consultazione della fatture elettroniche;
- Riduzione dei costi di archiviazione e conservazione.
