È ormai noto, e soprattutto certo, che a partire dal 1 gennaio 2019 la fatturazione elettronica tra privati sarà obbligatoria. Si tratta di un cambiamento epocale per professionisti e studi professionali, ma probabilmente sarà solo la prima delle molteplici trasformazioni nel campo delle automazioni informatiche.
La fatturazione elettronica è sicuramente una sfida per commercialisti, avvocati e consulenti del lavoro, ma si tratta di una sfida assolutamente da raccogliere. Vediamo quindi quali sono gli impatti della fatturazione elettronica tra privati e come attrezzarsi per non arrivare impreparati al primo gennaio 2019.
Fatturazione elettronica tra privati negli studi professionali
L’introduzione della fattura elettronica impone agli studi professionali una profonda revisione della propria organizzazione. In particolare, è necessario studiare un piano che permetta da una parte il passaggio dalla gestione cartacea a quella digitale, e dall’altra una corretta formazione dei professionisti che lavorano nello studio, senza trascurare ovviamente una corretta informazione verso i clienti.
La formazione è sicuramente una delle sfide più importanti che la fatturazione elettronica porta con sé: è fondamentale aggiornare le proprie competenze per rimanere sul mercato ed essere competitivi, soprattutto in uno scenario in cui, grazie all’automazione informatica, un solo soggetto è potenzialmente in grado di gestire da solo la documentazione e le registrazioni contabili di un’intera azienda.
La formazione non dovrà riguardare solo i titolari degli studi professionali e i collaboratori, ma anche i clienti, che probabilmente dovranno gestire autonomamente il ciclo di fatturazione attiva. Il professionista deve quindi essere in grado di stabilire quali sono le competenze necessarie ad ogni soggetto, in base alla divisione dei compiti programmata nello studio professionali, ma anche di creare sistemi di delega e feedback per supervisionare l’intero processo.
Una nuova organizzazione per gli studi professionali
Per rispondere adeguatamente alla sfida lanciata dalla fatturazione elettronica tra privati, gli studi professionali dovranno definire un nuovo metodo per interfacciarsi con diversi sistemi informatici, in continua evoluzione sia per l’avanzamento tecnologico, sia a causa delle diverse scelte in ambito software dei clienti dello studio.
Non basta quindi scegliere un buon programma per la gestione del processo di fatturazione, ma è fondamentale costruire un insieme di procedure che possano coordinare in modo efficace il lavoro effettuato dal cliente (o per suo conto, se lo studio ha la delega di fatturazione), il lavoro dei collaboratori e quello dei software utilizzati.
Per snellire l’intero processo la scelta migliore potrebbe essere quella di sfruttare la soluzione per la fatturazione elettronica collegata al software di studio, ma è evidente come non sia sufficiente. Non è infatti verosimile che ogni cliente dello studio scelga la soluzione software consigliata dal professionista. Si rende quindi necessario studiare una strategia ad hoc per questi casi.
È quindi necessario:
- Trovare una soluzione software che consenta di automatizzare il più possibile gli scambi di dati, sia in modo automatico che tramite l’importazione di un file fornito dal cliente
- Creare delle procedure che semplifichino le operazioni più diverse, dall’emissione di una fattura elettronica alla gestione della documentazione accessoria alla fattura, fino alle fatture di acquisto estere. È quindi possibile fornire ai collaboratori uno schema, o ancora meglio una semplice checklist da seguire ogni volta che deve svolgere una certa operazione, in modo da creare una prassi consolidata e condivisa da tutti.
Il futuro della professione del commercialista
L’evoluzione tecnologica, e i conseguenti cambiamenti del mercato, impongono ai commercialisti, ma non solo, di cambiare approccio nei confronti della professione. È necessario mettere da parte le prassi seguite fino ad oggi e crearne di nuove che vadano oltre la fornitura di servizi ai clienti. Queste nuove prassi dovranno integrare un supporto di valore, possibile grazie ad un’organizzazione dinamica e flessibile e ad una formazione continua e trans-settoriale.
Con il diffondersi delle automazioni informatiche l’intervento umano in molti campi è sempre più limitato: il professionista è quindi sempre meno legato alla gestione e alla produzione di dati, mentre è sempre più chiamato a fornire un supporto basato sull’analisi e la valutazione di dati complessi e aggregati.
Si tratta di una grande opportunità per i commercialisti, che possono così tornare al loro ruolo originario di consulenti economico-finanziario-legale. Per far sì che ciò avvenga, quindi, non basta imparare come utilizzare un software complesso per adempiere all’obbligo di fatturazione elettronica tra privati. Al contrario, il professionista deve essere in grado di interpretare i dati in ottica di pianificazione strategica e di scegliere quali, tra l’enorme mole di dati a disposizione, siano quelli davvero rilevanti per una specifica azienda.
La fatturazione elettronica è solo il primo passo di questa evoluzione della professione, che se ben sfruttata offrirà notevoli opportunità ai commercialisti.
