L’estate si avvicina alla fine e il modo migliore per rientrare nella routine lavorativa è organizzare una riunione per fare il punto di tutto ciò che è rimasto in sospeso e introdurre le novità.
Ma come si organizza una riunione in modo efficace, cosicché non si riveli una perdita di tempo per tutti i partecipanti? Molto spesso, infatti, i meeting sono percepiti come noiosi e inutili. Una riunione condotta in modo efficace, invece, permette di discutere elementi importanti relativi all’organizzazione del lavoro, di definire strategie e metodi lavorativi, ma anche individuare le criticità da migliorare.
All’interno dello studio professionale, organizzare una riunione permette di conoscersi meglio e di parlare delle proprie mansioni all’interno del gruppo. Inoltre, durante il meeting è possibile migliorare la gestione dei progetti e motivare tutti i membri della squadra. Ecco quindi 10 consigli per come organizzare una riunione utile ed efficace.
1. Hai uno scopo reale? Allora puoi organizzare una riunione!
Organizzare una riunione senza scopri precisi oppure con troppi argomenti vuol dire ottenere un meeting spesso inconcludente. Se ci sono troppi argomenti di discussione, o al contrario le tematiche da trattare sono troppo vaghe, i partecipanti faticheranno a mantenere il giusto livello di attenzione e sarà difficile ottenere obiettivi comuni.
È quindi fondamentale organizzare una riunione solo se estistono argomenti con una concreta rilevanza da trattare.
2. Definisci gli obiettivi della riunione in anticipo
in base al tipo di obiettivo che vuoi raggiungere, puoi stabilire in via prevenitiva se devi organizzare:
- riunioni con lo staff: si tratta di incontri che solitamente hanno una periodicità fissa (ad esempio una volta a settimana); l’obiettivo di queste riunioni è condividere informazioni, analizzare lo stato di avanzamento dei progetti, programmare nuove attività, individuare soluzioni innovative e così via
- riunioni specifiche, ossia organizzate per risolvere eventuali problemi o imprevisti.
Una volta individuato il tipo di riunione da organizzare, puoi passare all’ottimizzazione delle singole attività da svolgere, dall’individuazione dei partecipanti e del luogo dove tenere la riunione fino all’elaborazione dell’ordine del giorno.
3. Definisci un’agenda della riunione condividila con i partecipanti
L’ordine del giorno è fondamentale per definire in anticipo quali tematiche saranno trattate durante la riunione e per stabilire le tempistiche di discussione di ogni argomento. In tal modo sarà possibile dedicare il giusto tempo a tutte le questioni, evitando lungaggini oppure di discutere argomenti non prioritari.
4. Rendi smart la tua riunione!
Sono numerose le soluzioni informatiche proposte da Google, Microsoft ecc per semplificare l’organizzazione delle riunioni. Grazie a questi strumenti, come Google Calendar o Microsoft Outlook, puoi:
- controllare la disponibilità dei partecipanti prima di fissare la riunione
- individuare in quale ambiente si può tenere l’incontro
- specificare se sono necessari strumenti particolari come lavagne o proiettori
- utilizzare sistemi di videoconferenza
- condividere i materiali utili alla riunione con tutti i partecipanti.
5. Individua con attenzione i partecipanti
Una riunione sarà davvero produttiva se i presenti sono effettivamente in grado di dare un contributo significativo. Meglio quindi pochi partecipanti, ma davvero utili, che riunioni troppo affollate.
6. Tieni d’occhio il tempo
Stabilisci delle tempistiche precise da dedicare ad ogni argomento di discussione, in modo da affrontare una tematica alla volta senza tralasciare nulla. Una volta stabilito quanto tempo dedicare ad ogni quetsione, cerca di gestire la riunione in modo da rispettare la “tabella di marcia”.
L’inizio e la fine della riunione sono poi momenti piuttosto delicati. Nel primo caso, accertati che tutti i partecipanti siano arrivati prima di cominiciare, in modo che non sia necessario ripetere nuovamente quanto detto. Alla fine, invece, fai in modo che quanto detto a voce sia trasformato in azioni concrete, in modo da avere riscontri rapidi sulla loro efficacia.
7. Dai ascolto alle opinioni di tutti i partecipanti
Prima di prendere una decisione, ascolta con attenzione le opinioni in merito di tutti i partecipanti e in particolari di coloro che sembrano avere idee “divergenti”: spesso dai colleghi più creativi possono scaturire ragionamenti che si trasformano in spunti per risolvere eventuali problemi o migliorare delle situazioni.
8. Al bando le distrazioni!
L’attenzione di tutti i partecipanti è fondamentale per la buona riuscita della riunione. È quindi opportuno chiedere a tutti i spengere o silenziare tablet, pc portatili e smartphone, in modo da ridurre drasticamente le fonti di distrazione.
9. Verba volant, scripta manent
I latini, come sempre, avevano ragione: per far sì che la riunione abbia efficacia è opportuno stilare una sorta di promemoria per tutti i partecipanti, in modo da non dimenticare nessun concetto importante e far in modo che le idee nate durante il meeting vengano subito tradotte in pratica.
10. La location conta!
Se vuoi organizzare una riunione efficace non devi assolutamente trascurare il luogo in cui ti incontrerai con gli altri partecipanti. La sala deve essere in grado di ospitare tutti comodamente, senza che nessuno resti in piedi e, se necessario, deve essere dotata di strumenti come microfoni e proiettori. Se credi che la riunione si protrarrà per qualche ora, è una buona idea prevedere la presenza di snack e bevande.
