Organizzare uno studio professionale in modo efficace e funzionale è tutt’altro che semplice. Negli ultimi decenni il mondo del lavoro ha subito dei cambiamenti radicali e stare al passo con tutte le novità è già di per se un lavoro.
L’organizzazione dello studio professionale è fondamentale sia per gestire la mole quotidiana del lavoro, sia per affrontare al meglio la concorrenza, sempre più qualificata. Ecco quindi che l’organizzazione diventa il punto di forza dello studio, quell’aspetto che permette di emergere tra i tanti professionisti preparati e competenti.
Ma come si predispone a livello pratico l’organizzazione di uno studio professionale di commercialisti?
iContenzioso ha stilato una lista di sette consigli per tutti coloro che vogliono rendere più efficiente il proprio studio: vediamola insieme!
Organizzare uno studio professionale: una questione di personale
La vera ricchezza di uno studio personale sono le persone che lavorano al suo interno. Tuttavia, è dimostrato che nelle ore di lavoro un collaboratore mette frutto solo il 30-40% del suo potenziale; il compito del titolare dello studio professionale è quindi valorizzare al meglio il collaboratore e le sue capacità, a vantaggio dell’efficienza di tutto lo studio professionale.
Organizzazione fa rima con comunicazione
La comunicazione è alla base di ogni attività umana, dalla più semplice alla più complessa. Migliorare la comunicazione interna ed esterna nel proprio studio professionale vuole dire evitare perdite di tempo e ottimizzare i risultati.
La maggior parte dei conflitti tra collaboratori e tra titolare e collaboratori, infatti, sono proprio di natura relazionale e comunicativa; lo stesso si può dire per la comunicazione tra professionisti e clienti: le perdite di tempo dovute a incomprensioni sono all’ordine del giorno.
Come rendere più efficace la comunicazione? Stabilendo processi chiari e semplici, facili da comprendere e rispettare.
L’organizzazione dello studio professionale è più semplice con una clientela qualificata
Cosa intendiamo per clientela qualificata? È molto semplice: si tratta di clienti affidabili, non solo dal punto di vista economico, ma anche e soprattutto dal punto di vista relazionale. La fiducia dei propri clienti è essenziale per organizzare al meglio il lavoro ed ottenere risultati migliori per il proprio studio professionale.
Conosci il tuo cliente
La fiducia si guadagna con il tempo: ecco perché una clientela qualificata è anche una clientela duratura. Il primo passo per fidelizzare i propri clienti è conoscere i loro bisogni. Insomma, il professionista organizzato non si ferma al Contenzioso Tributario, ma mette in atto una serie di azioni per approfondire le reali necessità del cliente. In questo senso, potrebbero rivelarsi davvero utili alcune conoscenze di marketing: un corso di formazione non fa mai male!
L’organizzazione si vede anche dall’ambiente di lavoro
Disporre di luogo ordinato e confortevole è fondamentale per organizzare al meglio il lavoro dello studio professionale.
Uno studio ordinato è più produttivo
L’ordine infatti consenste di ottimizzare l’esecuzione dei lavori e il tempo per raggiungere gli obiettivi prefissati. Dover cercare per ore una pratica sotto la pila di documenti sulla scrivania non è sicuramente un buon modo per impiegare il proprio tempo! Per fortuna in questo caso la tecnologia offre un valido aiuto: ad esempio con iContenzioso inserisci tutte le tue pratiche in una piattaforma cloud (non sai cos’è?! Leggi il nostro articolo!) e hai i documenti sempre a disposizione ovunque tu sia, da pc, tablet o smartphone.
Lo stile dello studio è un biglietto da visita
Un collaboratore soddisfatto è più produttivo: non è sicuramente una novità, ma forse non sai che anche il confort del luogo di lavoro e lo stile dello studio può influire positivamente su questo aspetto. Ogni collaboratore dello studio deve avere a disposizione gli strumenti per compiere al meglio il proprio lavoro: migliori saranno tali strumenti, migliore sartà il risultato finale del lavoro.
Insomma, chi lavora in un luogo angusto e buio non può produrre gli stessi risultati di chi lavora in uno studio arioso, luminoso e ben arredato. Senza contare l’impressione migliore sui clienti: l’aspetto dello studio è un biglietto da visita e trasmette valori come credibilità e serietà.
La gestione dei tempi e delle scadenze
Capita a tutti di lavorare sotto stress e con poco tempo a disposizione. Tuttavia quando questo modo di lavorare diventa la regola e non l’eccezione in casi di emergenza, allora è necessario rivedere alcuni dettagli nell’organizzazione dello studio professionale.
La gestione dei tempi di lavoro e delle scadenze è ormai una vera e propria disciplina: il time management si può e si deve studiare, e in uno studio professionale come quello di un commercialista è fondamentale per affrontare scadenze e imprevisti.
Lo stress incide sulla produttività
Ormai è noto: lo stress riduce la produttività di oltre il 40%. Ovviamente parliamo dello stress cronico e non di quello occasionale, che si sperimenta a ridosso di una particolare scadenza. Lo stress cronico comporta, sul lungo periodo, seri problemi di salute, oltre ad abbassare notevolmente gli standard qualitativi.
È quindi compito del titolare dello studio professionale mettere in atto strategie per gestire e ridurre lo stress dei propri collaboratori. Sicuramente lavorare in un ambiente in cui sono chiari i compiti di ognuno e i processi lavorativo può aiutare a ridurre e gestire lo stress.
Un software gestionale come iContenzioso può essere utile per organizzare al meglio il lavoro dei propri collaboratori; assegni le pratiche ad ognuno e monitori i loro progressi tramite la dashboard interattiva sempre aggiornata. Inoltre, iContenzioso semplifica il lavoro di tutti: sta per arrivare una scadenza? iContenzioso invia automaticamente una mail a tutti i collaboratori che seguono un procedimento e crea i relativi promemoria sul calendario.
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