La PEC, Posta Elettronica Certificata, è ormai uno strumento indispensabile per il lavoro dei commercialisti che, nello svolgimento delle loro mansioni quotidiane, ne fanno ampiamente uso, anche per conto dei propri clienti. I professionisti hanno quindi la chiara necessità di trovare un servizio che sia innanzitutto sicuro ed efficiente, ma anche pensato su misura per chi svolge questo tipo di attività.

Prima di scendere nel dettaglio dei migliori servizi PEC per commercialisti, facciamo un rapido excursus su questo strumento e le sue funzionalità.

Cos’è la Posta Elettronica Certificata

La posta elettronica certificata, o PEC, è stata istituita in Italia con il d.P.R. 68/2005, ma solo nel 2019, con il d.l. 185/2008, poi convertito nella l. 2/2009, questo strumento assume la funzione di comunicazione tra cittadini e Pubblica Amministrazione. Nella norma citata infatti si legge che per PEC si intende “ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l’invio e la consegna di documenti informatici“.

Per questo motivo la PEC è spesso assimilata alla raccomandata con ricevuta di ritorno, mentre le classifiche mail sono associate alla posta ordinaria: questo paragone permette di illustrare al meglio le caratteristiche che distinguono la PEC dalla posta elettronica ordinaria, ma bisogna sottolineare che si tratta solo di un esempio; la PEC infatti è dotata di una propria regolamentazione che ne definisce modalità e valore legale.

In particolare, la PEC permette di conoscere con certezza:

  • data e ora della spedizione e della ricezione
  • la provenienza del messaggio
  • l’integrità del messaggio.

Dopo l’attivazione e la segnalazione all’Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili del proprio indirizzo PEC, tutte le comunicazioni tra il professionista, le imprese e la Pubblica Amministrazione potranno avvenire tramite PEC, senza che sia necessario dichiarare la propria disponibilità all’utilizzo di questo strumento.

Vantaggi e benefici della PEC

Utilizzare la PEC a regime offre diversi vantaggi per i commercialisti:

  1. la PEC ha valore legale opponibile a terzi
  2. il mittente ha la certezza e l’attestazione sia dell’invio che della consegna del messaggio
  3. la notifica tramite PEC equivale alla notifica a mezzo posta
  4. la presunzione di conoscenza: il messaggio si considera ricevuto nel momento in cui risulta disponibile all’indirizzo PEC del destinatorio
  5. la certezza della data e dell’ora delle comunicazioni, certificate in base all’orario di riferimento dell’Istituto nazionale di ricerca metrologica
  6. la riduzione dei costi amministrativi: la PEC consente di risparmiare sia in termini economici (costi cartacei e di spedizione) che di tempo, perché il messaggio inviato tramite PEC è immediatamente disponibile
  7. la garanzia della trasmissione: i servizi PEC devono garantire il rispetto di standard minimi previsti dalla normativa, che impone al gestore di garantire sicurezza, antivirus e inalterabilità del messaggio.

L’adozione della PEC comporta infine altri effetti legati all’adempimento delle disposizioni di legge, come quello rappresentato dal consenso a ricevere gli atti tramite PEC.

Come scegliere la giusta PEC per commercialisti

Appurati i vantaggi e l’utilità della PEC nel lavoro di commercialisti ed esperti contabili, passiamo alla fase della scelta, che può rivelarsi più complessa di quanto si immagini. I servizi offerti dal mercato sono numerosi e spesso si distinguono solo per piccoli dettagli, che però possono fare la differenza nel lavoro di tutti i giorni. Inoltre va sottolineato fin da subito che il servizio PEC perfetto in termini assoluti non esiste: tutto dipende dalle singole esigenze personali e professionali.

Nella scelta bisogna tenere in considerazione diversi elementi, come:

  • lo spazio di archiviazione messo a disposizione dal gestore
  • la possibilità di accedere alla casella PEC da dispositivi mobili
  • la presenza di archivi di sicurezza
  • i sistemi di notifica previsti.

I commercialisti, spesso, si trovano poi a dover gestire anche le caselle PEC dei loro clienti, trovandosi così di fronte ad un’importante mole di lavoro. È quindi importante scegliere un servizio che permetta di presidiare un numero elevato di caselle PEC, in modo da semplificare e snellire il proprio lavoro e poter consultare tutta la corrispondenza in entrata in modo rapido.

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La convenzione del CNDCEC

Gli iscritti al Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili possono beneficiare della convenzione stipulata dal Consiglio con la società Namirial S.p.A, ed acquistare la casella PEC e i servizi aggiuntivi ad un prezzo agevolato.

A titolo esemplificativo, ecco i vantaggi offerti dal servizio di Posta Elettronica Certificata Namirial:

  • Sicurezza: Namirial adotta tecnologie e procedure innovative per proteggere le caselle di PEC
  • Multiutenza: i professionisti possono scegliere uno o più collaboratori cui attribuire differenti possibilità di utilizzo della casella (consultazione, invio ecc.)
  • servizio eFattura: questa funzionalità è pensata per facilitare la consultazione delle Fatture Elettroniche ricevute dall’Agenzia delle Entrate sulla casella PEC. Oltre a contrassegnarle con un’apposita immagine consente di visualizzarne un’anteprima semplificata ed eventualmente di spostarle in una nuova cartella
  • Spazio Inbox e Archivio ampliabili in qualsiasi momento e in autonomia
  • Servizio di archiviazione avanzata: l’archivio PEC consente di salvare automaticamente, in un’area separata e sicura, una copia dei messaggi in ingresso e delle ricevute
  • Notifiche e report dedicate
  • Webmail multipiattaforma: è possibile visualizzare la PEC su tutti i dispositivi (computer, smartphone, tablet…) in modo ottimizzato.

Legalmail HUB, la PEC pensata per i commercialisti

InfoCert, tra le più grandi Autorità di Certificazione europea, offre a commercialisti e studi professionali il servizio Legalmail HUB che permette di attivare, gestire e monitorare, con un semplice pannello di controllo, oltre 50 caselle di PEC contemporaneamente. In questo modo si possono avere sotto controllo tutte le caselle Legalmail gestite e, attraverso dei filtri che permettono di selezionare solo le caselle che contengono messaggi da visualizzare, è possibile consultare rapidamente i diversi messaggi.

Legalmail HUB è poi un servizio che si avvale esclusivamente di protocolli sicuri; il commercialista, ad esempio, non può modificare le password delle caselle Legalmail e il titolare resta l’unico ad avere la possibilità di inibire l’accesso: si tratta di un elemento di sicurezza fondamentale sia per il professionista che per i clienti.

Tutti i gestori PEC accreditati dall’Agid

L’elenco dei gestori è pubblicato sul sito dell’Agid, che fornisce per ogni operatore indirizzo web, sede legale, nome del legale rappresentante, e data di inizio attività:

  • Actalis: parte del gruppo Aruba, offre soluzioni standard o personalizzabili, ci sono proposte specifiche per gli utenti business.
  • Aruba: prevede diverse soluzioni, differenziate anche per utenza, con proposte specifiche per professionisti e un servizio premium. Fra le novità, il servizio Leggi Fatture, abbinato alla PEC, che raccoglie automaticamente in una specifica cartella le mai che contengono una fattura elettronica, consentendo di visualizzarla e leggerla facilmente.
  • Cedacri: si rivolge al settore finanziario, della Pubblica Amministrazione e Assicurativo.
  • InTE.S.A: prevede l’integrazione con il servizio Trusted Pec, per la conservazione a norma.
  • Infocert, di cui abbiamo parlato nel paragrafo precedente
  • IT.Net: propone una soluzione per aziende e liberi professionisti.
  • Namirial: propone il servizio PEC sicurezza postale, attivabile da privati o da aziende.
  • Poste Italiane: ha diverse soluzioni, per privati e per utenze business, con servizi base e opzioni più avanzate.I privati possono attivare il servizio online, le imprese e le pubbliche amministrazione si rivolgono al servizio clienti.
  • Register: ha opzioni differenziate per privati cittadini, e per utenti business. E’ prevista un’offerta gratis per sei mesi.
  • Telecom Italia Trust Technologies srl: ha diverse opzioni per privati, professinisti, aziende e pubbliche amministrazioni, anche abbinate ad altri servizi (ad esempio, la firma digitale).
  • Twt: si rivolge in primis a professionisti, ditte individuali, aziende ed enti, ma ha anche l’opzione per i privati. E’ possibile abbinare la PEC a un dominio.

Credits: AllaSerebrina/DepositPhoto