La posta elettronica ormai è uno strumento di lavoro indispensabile. La utilizziamo per inviare e ricevere messaggi, scambiare documenti, comunicare con i clienti. Tutto ciò con la comodità di poter accedere alla casella di posta elettronica, ovunque, da qualsiasi dispositivo connesso ad internet e in qualsiasi momento.
Ogni professionista pensa di avere completa padronanza della posta elettronica, poiché si tratta di uno strumento usato quotidianamente, più volte al giorno. In realtà, si tratta spesso di una convinzione errata: nonostante si utilizzi con frequenza, raramente si riceve una formazione su come avvalersi della posta elettronica in modo efficiente.
Proprio per questo motivo, le mail sono utilizzate di frequente in modo improprio e da strumento utilissimo di trasformano in fonte di stress e confusione.
Vediamo quindi quali sono gli errori più comuni nell’utilizzo della posta elettronica e come evitarli.
La posta elettronica non è un archivio!
La posta elettronica è uno strumento nato per lo scambio di comunicazioni. Molto spesso, invece, si trasforma in un vero e proprio archivio, dove si conservano documenti e allegati vari. Si tratta di un utilizzo improprio della casella di posta e può creare disagi. Un pò perché lo spazio messo a disposizione non è illimitato, un pò perché risulta difficile archiviare correttamente i documenti, suddividendoli in categorie coerenti e facilmente individuabili.
Il risultato è che spesso si perdono file e pratiche o si passa molto più tempo del dovuto a cercare documenti all’interno della casella di posta.
Molto meglio allora studiare un metodo di archiviazione dei documenti digitali che preveda anche l’utilizzo di una piattaforma cloud; in questo modo avremo molto più spazio a disposizione e i documenti saranno sempre disponibili per la consultazione.
La velocità è nemica della chiarezza
La posta elettronica è un mezzo di comunicazione rapido e immediato. Proprio per questo si tende a scrivere velocemente, senza prestare troppa attenzione al contenuto o alla forma, né alla persona alla quale ci stiamo rivolgendo.
Scrivere troppo velocemente vuol dire spesso rinunciare a chiarezza e completezza delle informazioni. Meglio quindi rispondere con qualche minuto di ritardo e prendersi il tempo di scrivere con calma e rileggere prima di inviare la mail.
Non tutto si può dire per mail!
Comunicare ogni cosa via mail è un errore molto comune. Tuttavia, non sempre la posta elettronica è lo strumento più adatto: ad esempio, se il botta e risposta su un argomento diventa molto lungo e complesso, probabilmente è più opportuno optare per una telefonata o una riunione. Se vogliamo comunicare in tempo reale e con rapidità, anche la chat può rivelarsi un’ottima soluzione.
Non permettere alla posta elettronica di seguirti ovunque
Ormai abbiamo lo smartphone sempre con noi e siamo connessi ad internet 24 ore su 24: idealmente, possiamo leggere le mail ovunque e in qualsiasi momento.
In realtà, non c’è niente di più sbagliato: è importante separare la vita privata da quella lavorativa e quindi stabilire dei momenti di “silenzio”, durante i quali non permetteremo alle mail di disturbarci.
Davvero quello che scrivi interessa a tutti?
Spesso quando si collabora con diverse persone, si tende a mettere tutti in copia nelle mail. La condivisione è sicuramente un ottimo valore, ma spesso sin rischia di invadere le caselle di posta altrui, senza una reale necessità.
Prima di inviare una mail, quindi, è opportuno riflettere su chi deve ricevere il messaggio e perché.
Educazione prima di tutto!
Scriviamo su un pc, ma a ricevere le nostre mail sono persone in carne ed ossa! Salutare, chiedere “come stai” e più in generale essere gentili, dimostra interesse e ci rende più umani, anche quando utilizziamo un mezzo di comunicazione digitale.
