L’entrata in vigore dell’obbligo per il Processo Tributario Telematico è sempre più vicina. È bene quindi prepararsi e ripassare le regole tecniche e operative alla base della fase introduttiva del Processo Tributario Telematico.
Tali regole sono dettagliate nel D.M. 4 agosto 2015 e riguardano:
- la registrazione e l’accesso al SIGIT
- le notificazioni e le comunicazioni
- la costituzione a giudizio
- la formazione e la consultazione del fasciolo informatico
- il deposito di atti e documenti informatici successivi alla costituzione in giudizio
- il pagamento del contributo unico unificato.
Un elemento da tenere in considerazione, in particolare, è lo standard degli atti processuali e dei documenti informatici allegati. Vediamole insieme.
Le specifiche tecniche per i documenti nel Processo Tributario Telematico
Conoscere le specifiche tecniche dei documenti del PPT è fondamentale perché i requisiti devono essere rispettati sin dalla notifica dell’atto introduttivo tramite PEC, in sede di costituzione in giudizio.
In tale sede, è necessario trasmettere al SIGIT il ricorso, la procura alle liti ed eventuali allegati, nonché le ricevute di avvenuta accettazione e consegna della PEC con cui è stata effettuata la notifica e la documentazione che attesti il pagamento del CUT.
Tutti questi documenti devono essere conformi alle regole operative previste per il Processo Tributario Telematico, così come i documenti che saranno trasmessi successivamente alla costituzione in giudizio.
Per ogni documento informatico depositato, infatti, il SIGIT ne verifica l’integrità controllando la firma digitale, l’assenza di virus e il rispetto dei formati previsti. Il SIGIT è in grado di gestire i seguenti formati:
- Bitmap Image – (BMP);
- Email Markup Language – (EML);
- eXtensible Markup Language – (XML);
- Firmati digitalmente in modalità CADES;
- Graphics Interchange Format – (GIF);
- Joint Photographic Experts Group – (JPEG);
- Microsoft Office Excel – (XLS, XLSX);
- Microsoft Office Word – (DOC, DOCX);
- Open Document Format – (ODT);
- Poritable Document Format – (PDF);
- Poritable Network Graphics -(PNG);
- Tagged Image File Format (TIFF).
Se il documento supera tutti i controlli può essere acquisito dal SIGIT, che ne garantisce la conservazione sostitutiva; se invece il formato del documento è diverso da quelli sopra elencati, la piattaforma opera la sola registrazione.
Di quali programmi hai bisogno per i documenti del PPT?
Per poter caricare correttamente i documenti sul SIGIT non servono software particolari. Basta aver installato sul proprio PC un software di videoscrittura che permette di convertire i documenti nel formato PDF/A, come Word oppure Open Office. Esistono anche numerosi servizi online che permettono di convertire i documenti in p0ochi secondi.
È poi fondamentale disporre di un programma di gestione della firma digitale e di un buon antivirus aggiornato.
La piattaforma del SIGIT mette comunque a disposizione un servizio di verifica a conversione dei file TIF/TIFF e PDF/A in fase di preparazione degli atti. Attraverso questo servizio è possibile controllare il formato, la dimensione (che non deve superare i 10 MB) e il nome del documento (entro i 100 caratteri) e quindi trasfromarlo nel formato PDF/A.
Gli standard degli atti processuali
Gli atti processuali devono rispettare questi requisiti:
- devono essere file nativi digitali, ossia documenti prodotti con software di videoscrittura
- devono essere redatti senza restrizioni sulle operazioni di selezione o copia di parti
- non devono contenere elementi attivi ,come campi variabili
- devono essere convertiti in formato PDF/A-1 o PDF/A-1b
- devono essere sottoscritti con firma digitale in formato CADES
Gli standard dei documenti informatici
I requisiti dei documenti informatici sono simili a quelli degli atti processuali, tranne che per le modalità di creazione. Nel dettaglio, i documenti informatici:
- possono essere ottenuti tramite scansione in formato immagine di documenti analogici, con una risoluzione non superiore a 300 dpi, in bianco e nero
- non devono contenere elementi attivi ,come campi variabili
- devono essere convertiti in formato PDF/A-1 o PDF/A-1b
- devono essere sottoscritti con firma digitale in formato CADES
Come preparare i documenti per il Processo Tributario Telematico
Come anticipato nell’elenco degli standard, l’atto principale, che sia un ricorso, una memoria o una nota di deposito, deve essere un file nativo digitale convertito in formato PDF/A e sottoscritto con firma digitale in formato CADES (ossia con estensione del file .pdf.p7m).
La procura alle liti può invece essere redatta in formato carteceo e quindi scannerizzata, convertita in formato PDF/A e firmata digitalmente.
Gli allegati devono essere poi scansionati (in bianco e nero, con risoluzione entro i 300 dpi) e quindi convertiti in PDF/A e anche questi sottoscritti digitalmente.
Anche le ricevute di accettazione e consegna delle notifiche via PEC e la documentazione che attesta il pagamento del CUT devono essere convertite in formato PDF/A e sottoscritte con ffirma digitale.
Non è possibile trasmettere file in formati compressi, come file .zip o .rar.
In un singolo invio è possibile trasmettere fino a 50 documenti, per una dimensione complessiva massima di 50 MB.
Processo Tributario Telematico e iContenzioso
Con iContenzioso, il software gestionale in cloud dedicato al Contenzioso Tributario, caricare i documenti per il Processo Tributario Telematico è ancora più semplice. Hai tutto ciò che ti serve già in formato digitale, senza dover scannerizzare documenti cartacei, e sempre a tua disposizione ovunque ti trovi.
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