La Fase 2 è ormai entrata nel vivo e gli studi professionali che finora sono stati chiusi possono iniziare a pensare al post quarantena da Covid-19: la sfida è ripartire subito e in totale sicurezza. Ma quali sono le precauzioni e le misure da prendere per riprendere a lavorare nel post quarantena? Il rientro a lavoro infatti sarà graduale, ma le misure da adottare sono numerose: dalla condivisione degli spazi alla gestione degli strumenti di lavoro, dal ricevimento dei clienti ai comportamenti sociali. Sarà quindi necessario adottare misure volte a garantire la sicurezza e l’incolumità delle persone, specie se si hanno dipendenti o collaboratori.

Il Ministero della Salute, con la circolare n. 3190 del 3 febbraio 2020, ha affermato che tutelare i lavoratori dal rischio biologico è una responsabilità del datore di lavoro, con la collaborazione del medico competente. Il 14 marzo inoltre, il Ministero della Salute, in collaborazione con il Governo, ha firmato un protocollo con le parti sociali, poi aggiornato il 24 aprile, per definire le misure minime atte a contrastare e contenere la diffusione del Covid-19, tutelando la salute dei lavoratori nei luoghi di lavoro.

Il protocollo prevede una serie di comportamenti validi per tutte le aziende, ma per quanto riguarda in particolare gli studi professionali di commercialisti, il CNDCEC ha voluto predisporre dei modelli informativi specifici per agevolare gli iscritti nella corretta gestione dell’attività dello studio professionale. Vediamo quindi le regole generali stabilite dal Protocollo del Ministero della Salute e poi le specifiche diffuse dal CNDCEC.

Sicurezza sui luoghi di lavoro e Covid 19

Il protocollo del Ministero della Salute, formato da sindacati e imprese, è stato inserito nel DCPM 25 aprile 2020 come allegato 6. Ecco, in sintesi, le principali raccomandazioni per imprese e lavoratori:

  • L’azienda deve garantire un’adeguata informazione a tutti i lavoratori e a chiunque entri nei locali aziendali, in merito alle disposizioni di sicurezza da rispettare
  • Il personale e tutti coloro che entrano in azienda potranno essere sottoposti al controllo della temperatura corporea; il protocollo inoltre prevede che personale e visitatori provvedano autonomamente al controllo giornaliero della propria temperatura, avvisando il medico in caso di febbre oltre i 37,5 gradi
  • Le procedure di ingresso, transito e uscita devono essere definite tramite percorsi e tempistiche precise; è inoltre raccomandato di limitare il contatto con materiale esterno, compresi i documenti: ove possibile è opportuno richiedere l’invio dei documenti in formato digitale
  • Deve essere garantita la pulizia giornaliera e la sanificazione periodica dei locali, degli ambienti, delle postazioni di lavoro e delle aree comuni. Ricordiamo che pulizia e sanificazione non sono la stessa cosa: con la prima di intende l’azione volta ad eliminare la sporcizia, mentre la seconda è l’insieme di procedimento volti a eliminare virus e agenti patogeni. La pulizia è fondamentale e preliminare alla sanificazione degli ambienti
  • Tutte le persone presenti devono adottare precauzioni igieniche personali, specie per le mani: è raccomandata una frequente pulizia con acqua e sapone; inoltre devono essere posizionati gel igienizzanti in prossimità degli ingressi e delle aree comuni
  • Rimane necessario utilizzare dispositivi di protezione individuale: mascherine, guanti ecc devono essere personali. Le postazioni di lavoro con PC che possono presentare degli avvicinamenti involontari da parte di colleghi o utenti devono essere separati con sportelli di plexiglas
  • L’accesso agli spazi comuni, come mense e aree fumatori, deve essere contingentato e prevedere tempi di sosta ridotti per evitare gli assembramenti
  • Al rientro negli spazi di lavoro sarà possibile procedere con una rimodulazione della turnazione e del lavoro, con procedure che prevedono lo smart working; per evitare contatti nelle zone comuni, occorre adottare orari di ingresso e uscita scaglionati per i dipendenti e i collaboratori
  • Riunioni, eventi interni e formazioni devono essere limitati il più possibile
  • I dipendenti e i collaboratori hanno l’obbligo di dichiarare all’ufficio del personale o al datore di lavoro eventuali casi sospetti o sintomi di infezione, in modo da procedere all’isolamento immediato in base a quanto disposto dalle autorità sanitarie.

Studi professionali e Covid-19: le linee guida

Le misure riepilogate sono generali e valide per tutti i settori: si possono quindi applicare anche agli studi professionali, privilegiando gli aspetti relativi alla pulizia e alla sanificazione, alla manutenzione dell’aria condizionata, alla limitazione all’accesso allo studio e alle modalità di svolgimento di lavoro.

Per quanto riguarda commercialisti ed esperti contabili, il CNDCEC ha pubblicato il Cruscotto del Commercialista per la gestione delle misure straordinarie dovute all’emergenza COVID-19, composto  dai seguenti documenti:

  • Allegato A: raccomandazioni a tutti gli iscritti/e all’albo
  • Allegato b: modello di informativa al personale interno dello studio (dipendenti, collaboratori, tirocinanti)
  • Modello di informativa alla clientela, fornitori e terzi

L’allegato A contiene indicazioni e raccomandazioni per gestire al meglio le attività dello studio, come:

  • favorire lo smart working oppure disporre ferie e permessi; qualora non sia possibile, le attività professionali devono essere svolte nel rispetto delle regole sanitarie previste nei provvedimenti emanati dalle autorità competenti
  • nel caso in cui l’attività professionale si svolga all’interno dello studio, il titolare deve dotarsi dell’apposita autocertificazione che giustifichi l’esigenza dello spostamento per comprovate ragioni lavorative; il titolare, inoltre, deve fornire ai propri dipendenti e collaboratori l’apposita dichiarazione del datore di lavoro che motivi la necessità/esigenza dello spostamento per comprovate ragioni lavorative.

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Il modello di informativa al personale dello studio individua invece le misure da attuare nella gestione dei rapporti con il personale dipendente, collaboratori e tirocinanti. Nel dettaglio, per tutelare la salute e la sicurezza dei professionisti e di tutti coloro che frequentano lo studio è necessario seguire queste precauzioni:

  • evitare l’accesso allo studio se si manifestano sintomi influenzali, come tosse, starnuti o febbre
  • evitare l’accesso allo studio senza aver prima consultato il medico di base o il numero verde nazionale o regionale per l’emergenza Covid-19 se, nel periodo di incubazione del virus, il professionista o un componente del nucleo familiare è entrato in contatto con persone in quarantena o in isolamento precauzionale
  • evitare l’accesso allo studio se, nel periodo di incubazione del virus, il professionista o un componente del nucleo familiare ha avuto contatti con un caso sospetto o confermato di Covid-19 o una persona sotto osservazione per il Coronavirus
  • evitare le trasferte di lavoro: se indispensabili devono essere autorizzate preventivamente dal responsabile dello studio
  • evitare le riunioni con ospiti esterni, sostituendoli con contatti telefonici o videoconferenze
  • tutte le attività che comportano l’aggregazione di persone all’interno dello studio devono essere vietate o sospese.

Inoltre, all’interno dello studio è necessario osservare alcune semplici norme igieniche:

  • evitare il contatto ravvicinato e diretto (distanza minima un metro, no a strette di mano e abbracci) con le persone che accedono allo studio; clienti e visitatori che devono consegnare documenti potranno lasciarli, previo contatto con il personale addetto mediante il citofono, in un apposito supporto all’esterno dello studio: il personale addetto provvederà a prelevarli in condizioni di sicurezza, utilizzando se necessario guanti monouso
  • lavarsi le mani accuratamente e il più presto possibile, meglio con un disinfettante apposito
  • in caso di tosse o starnuti, coprirsi bocca e naso con l’interno del gomito o un fazzoletto monouso, da gettare subito dopo l’utilizzo. In caso di semplice sintomatologia parainfluenzale si raccomanda l’utilizzo delle apposite mascherine
  • non toccarsi mai occhi, naso e bocca con le mani
  • rispettare pienamente le disposizioni emanate dalle Autorità competenti nazionali e locali.

Infine, ricordiamo che il personale con condizioni di salute delicate e particolari, come immunodepressi, cardiopatici, donne in stato di gravidanza, soggetti con malattie croniche, devono esporre la propria situazione al medico di base e al medico competente dello studio (dopo la richiesta del datore di lavoro), per valutare l’adozione di misure di prevenzione e protezione specifiche, oppure l’astensione dall’attività lavorativa.

Per quanto riguarda i rapporti con clienti, fornitori e terzi si raccomanda di adottare le seguenti misure:

  • raccomandare ai clienti di utilizzare mezzi tecnologici per limitare il più possibile accessi personali presso lo Studio, in modo da evitare appuntamenti o riunioni: bisogna quindi privilegiare l’uso del lavoro, della posta elettronica o similari
  • vietare l’ingresso all’interno dello studio a clienti, fornitori e terzi, raccomandando di attendere presso la reception per ricevere assistenza e rispettando sempre le misure di sicurezza consigliate
  • vietare l’ingresso in studio ai clienti che devono solo consegnare documenti, così come evidenziato anche nelle raccomandazioni precedenti
  • raccomandare l’uso di mascherine per coloro che non potranno far a meno di accedere allo studio, specie in presenza di sintomi temporanei tipici del periodo (raffreddore, lieve tosse, ecc.) senza febbre.